Hoe het werkt

Eén vaste route, van aanvraag tot afhandeling.

Vijf stappen, altijd in dezelfde volgorde. De kerk houdt de regie: een aanvraag wordt pas een reservering als de kerk die bevestigt.

  1. 01

    Aanvragen

    De bezoeker vraagt online een zaal aan, zonder account, en krijgt direct een ontvangstbevestiging.

  2. 02

    Beoordelen

    De kerk bekijkt de aanvraag en past datum, tijd of zaal zo nodig aan. Kerckh. laat zien of de zaal in de agenda vrij is.

  3. 03

    Bevestigen

    Na akkoord maakt de kerk de reservering definitief. De aanvrager krijgt de bevestiging per e-mail.

  4. 04

    In de agenda

    De reservering komt als afspraak in de Google Agenda van de zaal, na een laatste controle of de zaal nog vrij is.

  5. 05

    Afhandelen

    Na afloop volgt de factuur vanuit Kerckh., of een overzicht voor de eigen administratie. Dat hangt af van de inrichting.

Beheeroverzicht in Kerckh. met nieuwe aanvragen, aanvragen in behandeling en komende reserveringen.
Het overzicht in beheer: nieuwe aanvragen, aanvragen in behandeling en komende reserveringen. Fictieve voorbeeldkerk.

Zelf ervaren

Bekijken, controleren, bevestigen.

Zo ziet de kerk een aanvraag in beheer. Een voorbeeld met fictieve gegevens: er wordt niets opgeslagen of verstuurd.

Beheer · AanvraagNieuwe aanvraagIn behandelingDefinitief

do 22 okt, 19:30–21:30

Ineke Jansen · Cantorij (fictief)

Kerkzaal · koor / repetitie

Beschikbaarheid in Google Agenda controleren

Geen andere afspraken in dit tijdslot

Geen andere afspraken in dit tijdslot

Agenda: in orde

De aanvrager krijgt de bevestiging per e-mail. In dit voorbeeld wordt niets verstuurd.

Google Agenda Kerkzaal

  • do 22 okt19:30–21:30Cantorij reservering uit Kerckh.
  • zo 25 okt09:30–11:30Kerkdienst handmatig in Google Agenda

Wat rechtstreeks in Google Agenda staat, blijft staan en telt als bezet.

Je agenda blijft leidend

Geen nieuw planningssysteem leren.

Kerckh. voegt de reserveringsflow toe rondom de agenda die je al gebruikt. Wat in Google Agenda staat, is de bezetting.

  • Afspraken die je zelf in Google Agenda zet, tellen mee als bezet. Kerckh. leest ze, maar wijzigt of verwijdert ze niet.
  • Verschuif je een reservering in Google Agenda naar een andere tijd of zaal, dan neemt Kerckh. dat over.
  • Een eigen agenda per zaal, of één gedeelde agenda voor alle zalen.

Voor beheer én bezoeker eenvoudig

Wat de bezoeker ziet, en wat de kerk ziet.

Voor bezoekers

  • Geen account of app nodig
  • Een eenvoudig aanvraagformulier, ook op de telefoon
  • Direct een ontvangstbevestiging, daarna de bevestiging van de kerk
  • Geen agenda of aanvragen van anderen in beeld
Bevestigingsmail aan de aanvrager, namens de kerk.
Het aanvraagformulier op een telefoon.

Voor de kerk

  • Alle aanvragen centraal, met hun status
  • Beschikbaarheid gecontroleerd tegen de Google Agenda
  • Praktische informatie en toegang apart naar de huurder
  • Factuur of overzicht voor de administratie, afhankelijk van de inrichting
Afhandeling van een definitieve reservering, met de controle 'Geen andere afspraken in dit tijdslot' en 'Agenda: in orde'.

Schermen uit Kerckh. met een fictieve voorbeeldkerk.

Geen overbodig systeem

Kerckh. doet bewust niet alles.

Het concentreert zich op één proces: van zaalaanvraag naar een bevestigde en afgehandelde reservering.

Kerckh. is geen

  • compleet kerkbeheerpakket
  • boekhoudprogramma
  • CRM of ledenadministratie
  • vervanger van Google Agenda

Benieuwd hoe dit er voor uw kerk uit zou zien?

Neem contact op